Plan urlopów – kto go ustala i w jakim okresie?

Plan urlopów to ważny dla funkcjonowania firmy grafik. Warto układać go z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby nie zaskoczyła nas nieobecność pracowników.

Czym jest plan urlopów

Im większa firma, tym bardziej skomplikowany plan urlopów. Musi on obejmować indywidualne urlopy pracowników i skoordynować je.

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Jest to prawo niezbywalne, można zamienić urlop na ekwiwalent pieniężny w przypadku wypowiedzenia umowy pracy. Istotna dla układania planu jest kwestia nabywania urlopu. Jeśli ktoś zatrudnia się po raz pierwszy, urlop będzie mu naliczany z każdym kolejnym miesiącem w wymiarze 1/12 całkowitej ilości dni urlopowych, zależnych od stażu zatrudnienia. W kolejnym roku kalendarzowym pracownik otrzyma pełny wymiar urlopu pierwszego stycznia.

Plan urlopów to specjalny formularz, który wypełniają pracownicy, wpisując daty, w których chcieliby wziąć wolne. Oczywiście nie uwzględnia on z góry urlopu na żądanie czy na opiekę nad dzieckiem. Plan urlopów sporządza też pracodawca – ma na to czas do 31 grudnia roku poprzedzającego.

Jak stworzyć plan urlopów

Planując urlopy w firmie należy mieć na uwadze przede wszystkim, że wszystkim pracownikom należy stworzyć warunki do wzięcia urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Może się zdarzyć, że niewykorzystane dni wolne przejdą na następny rok – trzeba je jednak „wybrać” do 30 września. Kolejną istotną kwestią jest prawo pracownika do nieprzerwanego, 14-dniowego urlopu raz w ciągu roku. Musi to być 14 dni następujących po sobie. Plan urlopów zatwierdzić muszą zarówno pracownicy jak i pracodawca. Nawet zatwierdzony formularz można zmienić – robi się to na wniosek pracownika. Zakład pracy nie ma obowiązku dokonać takiej zmiany, ale jeśli jest to możliwe – warto pójść pracownikowi na rękę. Nie można też w taki sposób uniemożliwić pracownikowi zmiany, żeby nie mógł skorzystać z dni wolnych. Żeby ułatwić sobie pracę odnośnie planowania urlopów, grafików czy nawet ewidencjonowanie czasu pracy warto korzystać z dostępnych na rynku narzędzi, takich jak inewi. Aplikacja pozwala zautomatyzować proces, daje możliwość sprawdzenia zgodności przyjętych rozwiązań z przepisami prawa pracy czy też wdrożenia powiadomień sms. Jeśli chodzi o automatyczne planowanie grafiku pracy, poradnik, każdy poradnik jaki znajdziemy w internecie mówi przede wszystkim o tym, że taki system zarządzania czasem pracy pozwala przejąć większą kontrolę nad działaniami zespołu i zwiększyć jego efektywność.

Plan urlopów w przepisach

Warto mieć na uwadze, że plan urlopów nie jest rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich. Można odstąpić od jego tworzenia jeśli zakładowa organizacja związkowa zgodzi się na nietworzenie takiej dokumentacji lub gdy pracodawca ustala urlopy w drodze rozpatrzenia wniosku i dojścia do porozumienia z pracownikiem. Przepisy nie określają jak pracodawca ma rozplanować urlopy, żeby wszyscy pracownicy mogli skorzystać z nich w terminie. Wszystko zależy od indywidualnych ustaleń między nim a pracownikami. Dlatego też pracodawca musi w taki sposób układać plan urlopów aby zapewnić ciągłość działania zakładu pracy i nie ponieść strat finansowych. Warto mieć też na uwadze takie rozłożenie pracy, aby pracownik, który wraca po urlopie nie musiał potem wykonywać nadgodzin, aby poradzić sobie z zaległościami.

Artykuł sponsorowany marketing@infoludek.pl