W XXI wieku odpowiedź jest tylko jedna – stosując zaawansowane oprogramowanie do obsługi pracy i pracowników. Po pierwsze, życie każdej firmy toczy się wokół obiegu dokumentów, które coraz częściej przybierają postać cyfrową. Szybkość ich wymiany wpływa na realny potencjał firmy do obsługi klientów i realizacji powierzonych jej zleceń i zadań.
Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions
Usprawnienia przepływu dokumentów można dokonać za pomocą aplikacji takiej jak Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions. Wykorzystywanej m.in. w klubie sportowym Legia Warszawa, Hali Ergo Arena, Parku Kultury w Powsinie (zobacz VIDEO z wdrożenia).
Głównym celem aplikacji jest usprawnienie przepływu dokumentów firmowych oraz ułatwienie wymiany informacji między pracownikami wykorzystującymi te materiały. Istota jej działania polega na konfiguracji elektronicznego systemu przekazywania dokumentacji w taki sposób, aby zostały uwzględnione wszystkie procedury obecne w firmie. Sprawia to, że zawsze jest to rozwiązanie „szyte na miarę”. Finalnie umożliwia to pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów poprzez system alertów i raportów, dzięki którym łatwo można wykryć wszelkie nieprawidłowości. Narzędzie umożliwia przypisanie każdemu użytkownikowi osobnych uprawnień, dzięki czemu poufne informacje są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób, nie zgubią się i nie trafią w niepowołane ręce.
Osią Elektronicznego Obiegu Dokumentów MAP solutions są faktury, dzięki czemu proces ich rejestracji i obiegu pomiędzy osobami i działami w firmie jest szybki i efektywny. W pełni przeprocesowane i opisane kosztowo faktury można przesłać do systemu finansowo-księgowego Symfonia. Dzięki temu możliwa jest szybka i dokładna kontrola wydatków firmowych.
Stworzenie schematu obiegu dokumentacji może dotyczyć również: umów, wniosków urlopowych, delegacji i innych dowolnie skonfigurowanych dokumentów. Dzięki łatwej kategoryzacji poszczególnych dokumentów wprowadzanych do systemu wszystkie procesy obiegu można stworzyć samodzielnie, wykorzystując do tego celu czytelny i intuicyjny interfejs. Dostępna w aplikacji możliwość nadawania uprawnień dla konkretnych osób lub działów organizacji umożliwia automatycznie łączenie ze sobą poszczególnych dokumentów (np. faktury z umowami) i ich automatyczne rozliczanie. Łatwiejsza staje się też kontrola ich terminowości.
Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions posiada również funkcję OCR, czyli automatyczną konwersję skanów dokumentów na tekst elektroniczny, co umożliwia późniejszą edycję zeskanowanych danych. Przewagą, nad tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów jest również obecne w programie elektroniczne archiwum, które umożliwia łatwe przechowywanie całej korespondencji wraz z wraz z historią ich akceptacji i dekretacji, a intuicyjna wyszukiwarka ułatwia znalezienie materiałów w systemie. Pomaga to w prosty sposób odtworzyć przebieg spraw oraz zautomatyzować powtarzające się działania, tworząc z nich niemal bezobsługowe procedury, wymagające niewielkiego zaangażowania pracowników. Warto pamiętać o tym, że możliwe jest to z każdego miejsca na świecie, dzięki możliwości wprowadzenia zdalnego dostępu dla każdego powołanego użytkownika.
Inteli HR – aplikacja wspomagająca procesy kadrowo – personalne
Oprócz sprawnego zarządzania dokumentami, równie istotne jest efektywne zarządzanie sprawami pracowniczymi. W tym wypadku pomaga stosowanie aplikacji Inteli HR – nowoczesnego rozwiązania wspomagającego zarządzanie firmą w zakresie procesów i zadań działów kadrowo – personalnych.
Inteli HR jest innowacyjną platformą, która ma na celu usprawnienie i automatyzację procesów realizowanych przez działy HR. Jej zadaniem jest również wymiana przetworzonych danych pomiędzy aplikacją, a systemem kadrowo-płacowym Symfonia. Działa w przeglądarce internetowej, dzięki czemu jest dostępna dla każdego pracownika z dowolnego komputera na świecie bez konieczności instalacji oprogramowania. Jej modułowy charakter pozwala na zastosowanie wybranych funkcjonalności w konkretnych obszarach przedsiębiorstwa.
Dzięki aplikacji Inteli HR możliwe jest m.in. zautomatyzowanie procesu rozliczania czasu pracy oraz naliczania godzin nadliczbowych. Ewidencja urlopów i nieobecności oraz rejestrowanie przez pracowników wniosków urlopowych odbywa się bezpośrednio w aplikacji. Każde zgłoszenie pracownicze jest automatyczne sygnalizowane poprzez wiadomość e-mail przełożonemu, co umożliwia szybką akceptację lub odrzucenie wniosku.
Aplikacja wspomaga również prowadzenie E-teczek pracowniczych, umożliwiając przechowywanie akt pracowników w formie elektronicznej. Dodatkowo pozwala na raportowanie zestawień braków w dokumentacji, oraz upływającego terminu ich ważności.
Rozwiązanie wspiera działy HR również w zakresie prowadzenia procesów rekrutacji. Umożliwia ewidencjonowanie zgromadzonych dokumentów z danymi kandydatów, a nawet umożliwia obsługę świadczeń socjalnych. Jego zaletą jest również dbanie o to aby przeprowadzane procesy były zgodne z Kodeksem Pracy.
Wypowiedź eksperta:
– Oprogramowanie firmy MAP solutions takie jak Elektronicznego Obiegu Dokumentów MAP solutions i aplikacja Inteli HR to doskonałe narzędzia do optymalizacja procesów i sprawnego zarządzania dokumentami oraz pracą ludzi. Pozwala na uwolnienie potencjału firmy i redukcję szeregu powtarzalnych czynności, wykonując je szybko i bezbłędnie. Co ważne, w pełni współpracuje ono w popularnym w Polsce oprogramowaniem Symfonia.
Artykuł sponsorowany marketing@infoludek.pl
