Mimo postępującej cyfryzacji w wielu firmach obieg dokumentów nadal przypomina patchwork z e-maili, folderów sieciowych i pojedynczych plików PDF. Gdy trzeba znaleźć właściwy dokument, ustalić jego wersję lub osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie, rodzą się problemy. Dobrą informacją jest, że coraz więcej organizacji decyduje się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, a jeszcze lepszą – że może być on sukcesywnie wspierany przez sztuczną inteligencję.
Elektroniczny system obiegu dokumentów: AI jako analityk i strażnik obiegu umów
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w firmie zakłada zastąpienie lub wsparcie tradycyjnego obiegu dokumentów dedykowanym systemem informatycznym. Jego zadaniem jest najczęściej unifikacja, przyspieszenie lub automatyzacja lwiej części procesów operacyjnych, za którą do tej pory odpowiadali ludzie. Nowoczesne platformy EOD od dawna korzystają ze wsparcia AI (np. w ramach OCR, czyli optycznego rozpoznawania znaków), jednak w ostatnich latach jego zakres dynamicznie się zwiększa.
Jedną z największych zalet zastosowania AI w systemie EOD jest zdolność do analizy zawartości dokumentów. Taka funkcjonalność zdecydowanie przyspiesza proces obiegu umów, a także minimalizuje ryzyko błędów formalnych czy decyzyjnych. W takim ujęciu AI staje się cyfrowym strażnikiem procedur: dba o bezpieczeństwo, spójność i logiczny workflow umów (i nie tylko).
Rozpoznawanie kontekstu i sugerowanie działań
AI wykorzystywane w nowoczesnych platformach EOD nie ogranicza się do rejestracji i archiwizowania treści. Bazując na analizie zapisów, sztuczna inteligencja może sugerować działania, np.:
- przypisanie dokumentu do określonego procesu,
- skierowanie go do konkretnego działu,
- wskazanie osób odpowiedzialnych,
- uruchomienie kolejnego etapu procedury.
Rozpoznanie typu dokumentu, identyfikacja jego kluczowych pól, a także zrozumienie kontekstu (np. połączenie z wcześniejszą wersją, inną umową lub projektem) pozwala systemowi podejmować inteligentne decyzje – bez konieczności angażowania użytkownika w każdą czynność. Automatyzacja obiegu dokumentów, w tym umów, przestaje być jedynie cyfrowym przeniesieniem papierowego procesu. Staje się natomiast inteligentnym, dynamicznym systemem.
Skuteczniejsza negocjacja umów
W większości firm obowiązuje ustandaryzowany obieg dokumentów, w tym proces tworzenia oraz zawierania umów. W kontekście negocjacji z kontrahentami nie sposób jednak wszystko przewidzieć – zwłaszcza podczas rozmowy telefonicznej. Niektóre zaawansowane platformy EOD pozwalają rejestrować rozmowy jako notatki głosowe, a następnie przeprowadzić ich transkrypcję.
Takie wsparcie pozwala tworzyć notatki oraz gotowe zapisy do uwzględnienia w umowie. Korzyścią jest ponadto możliwość dokładnego udokumentowania procesu negocjacji i szybkiego odwołania się do ustaleń werbalnych. Wówczas trudniej coś przeoczyć, zapomnieć lub czemuś zaprzeczyć.
Przyspieszony onboarding
Transkrypcja AI okazuje się przydatna nie tylko w kontekście generowania notatek i przypomnień, ale i automatycznego generowania podsumowań rozmowy. Taka lista może zawierać najważniejsze ustalenia, punkty sporne, uwagi czy dalsze kroki. Korzystając z niej, organizacja może przyspieszyć onboarding osób dołączających do procesu rekrutacyjnego na kolejnych etapach.
Optymalizacja szablonu umów
Proces rekrutacji okazuje się ważny nie tylko z perspektywy poszerzania kadry, ale i analizy warunków czy samego sposobu pozyskiwania pracowników. W kontekście wykorzystania AI ciekawym rozwiązaniem okazuje się tzw. analiza sentymentu. Sztuczna inteligencja może przeanalizować ton wypowiedzi na nagraniach, oceniając poziom zadowolenia lub oporu, np. wobec poszczególnych zapisów.
Po zakończeniu procesu dział HR zyskuje cenny materiał do ekspertyzy. Na jego podstawie może zoptymalizować proces rekrutacji lub szablon umów.
Artykuł sponsorowany marketing@infoludek.pl
